參加一個(gè)展會(huì)必需要做「展前準(zhǔn)備」、「展中行銷(xiāo)」與「展后處理及行銷(xiāo)」等三個(gè)階段的準(zhǔn)備，分別說(shuō)明如下：
展前準(zhǔn)備
由于展前準(zhǔn)備事項(xiàng)繁多，所以最好成立一個(gè)專(zhuān)案團(tuán)隊(duì)，訂定各單位的權(quán)則，在分配人員工作內(nèi)容，團(tuán)隊(duì)小組除負(fù)責(zé)與主辦單位連絡(luò)外，并召開(kāi)會(huì)議就參展目的、主題、目標(biāo)、預(yù)算及應(yīng)注意事項(xiàng)，擬定成各項(xiàng)的工作計(jì)畫(huà)書(shū)（如展品、裝潢、展覽行銷(xiāo)、人員訓(xùn)練及后勤支援計(jì)畫(huà)等），展前準(zhǔn)備工作必須配合主辦單位之進(jìn)度，依照展覽舉辦時(shí)程的不同，最早可能在展出前一年多就必須開(kāi)始，至少亦須于展前半年推動(dòng)。
展前準(zhǔn)備在分為五個(gè)重點(diǎn)：
一：周全的展前企劃
洽訂攤位為第一步：為了確保可以收到最新參展資訊，建議主動(dòng)與主辦單位聯(lián)系，以確保獲知展覽最新消息。主辦單位會(huì)準(zhǔn)備簡(jiǎn)單的報(bào)名表，供參展廠商填寫(xiě)并申請(qǐng)攤位，其內(nèi)容通常是公司基本資料、攤位租金以及所需的攤位尺寸等。攤位洽訂通常在展前9至10個(gè)月就必須向主辦單位報(bào)名。如確定參展時(shí)必須盡早與主辦單位聯(lián)系，及早報(bào)名以爭(zhēng)取較佳位置。
填妥報(bào)名表就是參展報(bào)名的第一步，主辦單位在收到報(bào)名廠商的申請(qǐng)表后，會(huì)進(jìn)行攤位分配，分配完成后，會(huì)將結(jié)果通知參展廠商，并請(qǐng)報(bào)名廠商確認(rèn)。越熱門(mén)的展覽，在主辦單位攤位分配后，越不易更換攤位。所以及早訂位，以取得有利的位置。攤位確認(rèn)后，主辦單位會(huì)寄請(qǐng)款單要求支付訂金或頭期款。等收到所有款項(xiàng)后，會(huì)寄送發(fā)票給參展單位。
二：精選展品項(xiàng)目
參展用之展品及宣傳品務(wù)必要提早準(zhǔn)備，且必須與參展進(jìn)度相配合。為確保展品能符合觀展者的需要，參展商必須要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奶暨x展品步驟，先要擬定展品主題的內(nèi)容，以配合展會(huì)的品項(xiàng)的屬性，其次，將所開(kāi)發(fā)出來(lái)的展品與設(shè)定的主題及目標(biāo)客戶(hù)需求相較，最后決定所要的參展的展品。在來(lái)，應(yīng)就最終選定的展品制作基本資料及宣傳品，以供展場(chǎng)接待客戶(hù)人員介紹展品之依據(jù)。展場(chǎng)常見(jiàn)的宣傳品包括產(chǎn)品型錄、工作人員名片、DM、手提袋、CD等。
三：周詳人員的訓(xùn)練
由于，展覽期間短暫，參展商必須訓(xùn)練一批展場(chǎng)人員，要讓買(mǎi)家在短時(shí)間內(nèi)即能明了展示產(chǎn)品，并立即解答詢(xún)問(wèn)內(nèi)容，以留住或接待更多的有效客戶(hù)。首先，在展場(chǎng)人員的遴選上，參展人員需有愉快、開(kāi)朗、外向、誠(chéng)懇、親切等人格特質(zhì)、在以具專(zhuān)業(yè)知識(shí)、表達(dá)能力強(qiáng)、具有健康身體與旺盛精力，更要有執(zhí)行團(tuán)隊(duì)分工合作的素養(yǎng)。其次，對(duì)展場(chǎng)人員的產(chǎn)品專(zhuān)業(yè)知識(shí)訓(xùn)練上，要讓參展人員徹底了解參展的目的。其次在產(chǎn)品特點(diǎn)、產(chǎn)品服務(wù)規(guī)格、包裝方式及制造流程、價(jià)格、交易條件等內(nèi)容等，有問(wèn)不倒的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、要倒背如流型錄內(nèi)容。最后則必須針對(duì)接待技巧進(jìn)行演練，如客戶(hù)蒞臨攤位、接近客戶(hù)、展示攤位、現(xiàn)場(chǎng)報(bào)價(jià)、締結(jié)簽約及送客等方面的接待技巧。
四：積極的展前行銷(xiāo)
叁展除了可遇見(jiàn)主辦單位極力邀請(qǐng)的買(mǎi)家外，也是一年當(dāng)中，可相約多個(gè)買(mǎi)家一次碰面的最好機(jī)會(huì)，所以展前就必需要有積極的行銷(xiāo)動(dòng)作，首先在展前先告知目標(biāo)買(mǎi)家參展的資訊，進(jìn)而讓買(mǎi)家有前來(lái)觀展的意愿，在聯(lián)絡(luò)的當(dāng)中甚至可根據(jù)買(mǎi)家的意見(jiàn)，進(jìn)而修正展覽的計(jì)畫(huà)與內(nèi)容。在實(shí)際行銷(xiāo)工具上，包括：邀請(qǐng)信函、專(zhuān)業(yè)期刊廣告、網(wǎng)頁(yè)宣傳及媒體報(bào)導(dǎo)等；在實(shí)際行動(dòng)上，可先寄發(fā)邀請(qǐng)函，未回覆者再以電子郵件通知，最后則再以電話直接邀請(qǐng)，以確認(rèn)邀請(qǐng)買(mǎi)家的意愿。
五：展前說(shuō)明
會(huì)一般約在展前三個(gè)月左右，承辦單位會(huì)舉行展前說(shuō)明會(huì)，說(shuō)明會(huì)上，會(huì)將展會(huì)的特性、應(yīng)注意的事項(xiàng)、展位裝潢、旅行社的展會(huì)行程及展品貨運(yùn)做相關(guān)的說(shuō)明，同時(shí)也會(huì)發(fā)放上列相關(guān)資料及客戶(hù)邀請(qǐng)函還有展會(huì)的參展手冊(cè)。這本手冊(cè)極為重要，因?yàn)槭謨?cè)內(nèi)詳載展覽所有規(guī)范，也詳列參展廠商與主辦單位雙方權(quán)利義務(wù)，參展手冊(cè)的內(nèi)容大致可分為展覽會(huì)基本資料、展出規(guī)定以及如裝潢..等各式服務(wù)之申請(qǐng)表格。另說(shuō)明會(huì)上，參展商可在現(xiàn)場(chǎng)提出有關(guān)展會(huì)的相關(guān)問(wèn)題，在現(xiàn)場(chǎng)相關(guān)說(shuō)明人員會(huì)解答參展商的各項(xiàng)疑問(wèn)。
展前說(shuō)明會(huì)在細(xì)分成三個(gè)重點(diǎn)如下：
一、攤位裝潢規(guī)劃與展品陳列在展前說(shuō)明會(huì)時(shí)，所發(fā)放的參展手冊(cè)內(nèi)有主辦單位的制式攤位平面圖后，應(yīng)該即刻進(jìn)行攤位裝潢規(guī)劃。攤位的設(shè)計(jì)，讓產(chǎn)品在精不在多，擺設(shè)不要太復(fù)雜，可用海報(bào)、色彩或?qū)嵨锍尸F(xiàn)出來(lái)，要在前三秒鐘就吸引人駐足，讓人產(chǎn)生好奇心，其中顏色占有非常重要的地位，要用適合的色系來(lái)襯托產(chǎn)品的屬性。及公司的形象。另依攤位大小來(lái)凸顯重點(diǎn)：一般而言，小型攤位（9平方米）的裝潢重點(diǎn)在于突顯展品效用與功能，展品文宣為設(shè)計(jì)重點(diǎn)，在區(qū)域規(guī)劃上則可設(shè)置產(chǎn)品陳列區(qū)與交易洽談區(qū)。而中型攤位（ 12平方米）的裝潢重點(diǎn)在于突顯展示主題及創(chuàng)造視覺(jué)印象，裝潢材料應(yīng)用、展品主題為設(shè)計(jì)重點(diǎn)，在區(qū)域規(guī)劃上則可設(shè)置服務(wù)臺(tái)接待區(qū)、產(chǎn)品展示區(qū)，以及交易洽談區(qū)。大型攤位（ 18平方米以上）裝潢重點(diǎn)在于突顯企業(yè)形象及傳達(dá)明確參展主題，以動(dòng)線安排、裝潢材料應(yīng)用、參展主題概念及企業(yè)CIS為設(shè)計(jì)重點(diǎn)，在區(qū)域規(guī)劃上則可設(shè)置服務(wù)臺(tái)接待區(qū)、產(chǎn)品陳列區(qū)及展示區(qū)、交易洽談區(qū)、獨(dú)立客戶(hù)洽談區(qū)，以及活動(dòng)區(qū)。
二、旅行事務(wù)參展?fàn)可嫔虅?wù)旅行，確定參展之后，主辦單位會(huì)有配合的旅行社辦理簽證、安排機(jī)位及洽訂旅館等事宜。只是參展廠商要特別注意，所有行程及住宿的安排最好盡早處理，因?yàn)橐恍﹪?guó)際大展，到了展覽期間旅館價(jià)格就會(huì)漲價(jià)且供不應(yīng)求，如果已確定參展人員，建議最好提早預(yù)定機(jī)票及旅館，以便提早保留。
三、展品運(yùn)輸參展用之展品及宣傳品務(wù)必要提早準(zhǔn)備，且必須與參展進(jìn)度相配合，請(qǐng)務(wù)必注意裝船日。亞洲展至少須于展前一個(gè)月裝船，歐洲展則至少須在展前45天啟運(yùn)。如果展品要隨身攜帶，則最好準(zhǔn)備相關(guān)文件(如專(zhuān)利證明、原產(chǎn)地證明等)，以備通關(guān)時(shí)可能發(fā)生的各種情況。也要注意整體行李重量的上限，以免罰款。展品的包裝可以比照一般出口的規(guī)定辦理，唯一不同的是要方便展后再包裝。所有展品是參加展覽最重要的一環(huán)，任何足以影響展品運(yùn)送之情況務(wù)必排除，以保證如期展出。我公司有配合的貨運(yùn)公司，在展前說(shuō)明會(huì)上會(huì)有詳盡的說(shuō)明。
展中行銷(xiāo)
所謂的「展中行銷(xiāo)」，是指參展人員自到達(dá)會(huì)場(chǎng)開(kāi)始，至展覽結(jié)束為止，在展覽期間為落實(shí)展前企劃內(nèi)容、達(dá)成展覽目標(biāo)的行銷(xiāo)作為，這包括：裝潢布置、接待客戶(hù)、展中促銷(xiāo)、商情搜集、展中會(huì)議等。主要分為五個(gè)要訣：
一：主題明確的產(chǎn)品布置
攤位的裝潢、布置應(yīng)遵守主辦單位的進(jìn)（退）場(chǎng)時(shí)間規(guī)定，所以務(wù)必掌握裝潢的作業(yè)進(jìn)度，也可避免后續(xù)展品進(jìn)場(chǎng)陳列、布置時(shí)間的延遲。至于，攤位內(nèi)部的布置，最好在開(kāi)幕前一天開(kāi)始比較適合。供陳列展品、張貼海報(bào)圖片等內(nèi)部布置之用。另外，關(guān)于展品進(jìn)場(chǎng)的時(shí)機(jī)，為避免被抄襲與被竊的風(fēng)險(xiǎn)，若是展品較多、陳列費(fèi)時(shí)，至少也要先保留主力產(chǎn)品，待開(kāi)幕前一刻再陳列即可。當(dāng)然，展品送達(dá)的狀態(tài)也必須注意，應(yīng)檢查數(shù)量是否正確、是否受損，若有異樣也應(yīng)找公證單位前來(lái)處理，或?qū)p壞情況、包裝方式詳加記錄，以做為索賠與下次參展展品運(yùn)送、包裝改進(jìn)的依據(jù)。最后，對(duì)于展品包材與廢棄物也應(yīng)妥善處理，除非展品展后不再包裝，否則如紙箱、木箱、填充物等包裝材料，應(yīng)妥善儲(chǔ)存。
二：因勢(shì)利導(dǎo)的待客之道
在展場(chǎng)中，接待來(lái)訪客戶(hù)的技巧相當(dāng)重要，往往是決定交易能否成功的關(guān)鍵。首先，當(dāng)客戶(hù)蒞臨攤位時(shí)，接待人員并不是馬上趨前就是最好的接待，而是必須辨別客戶(hù)的肢體語(yǔ)言，并捉住最佳時(shí)機(jī)去接近客戶(hù)，如此往往能提高接觸效率與成交機(jī)會(huì)。在正式接觸、交換名片后，就必須直接詢(xún)問(wèn)對(duì)方有興趣的展品，以及公司主要業(yè)務(wù)等有意義的問(wèn)題，并繼續(xù)探求觀展者的特性（如進(jìn)口商、批發(fā)商、代理商、零售商、終端消費(fèi)者等）、觀展者的實(shí)力（營(yíng)業(yè)額、資本額、員工數(shù)、采購(gòu)?fù)鶃?lái)對(duì)象等）、觀展者來(lái)訪目的等，再?zèng)Q定后續(xù)采取的洽談對(duì)策。
事實(shí)上，在展場(chǎng)接觸的觀展者中，會(huì)遇到同業(yè)來(lái)打探商情，主力接待人員便要有能力在三十秒內(nèi)判斷出來(lái)，并交由輔助接待人員予以打發(fā)，避免浪費(fèi)時(shí)間與唇舌。在展示推銷(xiāo)技巧方面，主要還是要從客戶(hù)關(guān)心的問(wèn)題出發(fā)，尤其進(jìn)口商對(duì)于產(chǎn)品所帶來(lái)效益的重視，往往更甚于產(chǎn)品所呈現(xiàn)的特色，因此在售價(jià)、終端客戶(hù)可接受價(jià)格、可獲毛利與提供服務(wù)方面的介紹資訊，往往比較吸引顧客的注目，此點(diǎn)可在展示推銷(xiāo)中多加運(yùn)用、轉(zhuǎn)換。至于，在現(xiàn)場(chǎng)報(bào)價(jià)部分，公司應(yīng)制定標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序，對(duì)目標(biāo)客戶(hù)應(yīng)先充分了解客戶(hù)性質(zhì)、采購(gòu)數(shù)量、所在國(guó)家等資訊后，再提供報(bào)價(jià)；而對(duì)于詢(xún)價(jià)客戶(hù)或競(jìng)爭(zhēng)者之應(yīng)對(duì)，除可采反制擾亂策略外，也可以請(qǐng)對(duì)方留下名片，并告知回國(guó)后再聯(lián)絡(luò)。問(wèn)話技巧關(guān)系成交與否？盡量避免密閉式兩分法的問(wèn)法，「是」或「不是」、「要」或「不要」，要多利用開(kāi)放式問(wèn)法，引誘消費(fèi)者談話，引起他談需求，他所要的。
三：適時(shí)一擊的展中促銷(xiāo)
在實(shí)務(wù)中其實(shí)早已證明，在展中進(jìn)行促銷(xiāo)活動(dòng)，比沒(méi)有實(shí)施的企業(yè)，能明顯吸引更多的人潮至攤位參觀，企業(yè)只要運(yùn)用得當(dāng)，不僅可在眾多參展商中異軍突起、達(dá)成宣傳效果，更能促成后續(xù)的交易活動(dòng)。DM、型錄在內(nèi)容的設(shè)計(jì)上也應(yīng)力求精美，才能達(dá)到宣傳效果。建議最好不要全部任由參觀者自由取閱，發(fā)放的對(duì)象仍有所選擇，較詳細(xì)之型錄及CD則贈(zèng)予深具潛力之買(mǎi)主，以致贈(zèng)紀(jì)念品的方式送上，必要時(shí)可以征得其同意后，郵寄至其辦公室，不但提高買(mǎi)主的印象，也借機(jī)制造第二次聯(lián)絡(luò)機(jī)會(huì)，單頁(yè)之簡(jiǎn)單型錄可以讓參觀買(mǎi)主自行取閱，另外，發(fā)放具實(shí)用、獨(dú)特性、內(nèi)容要符合形象的、品質(zhì)良好的宣傳贈(zèng)品，也足以吸觀展者的目光，最后，也可運(yùn)用多媒體效果來(lái)達(dá)成創(chuàng)造人潮、傳播資訊、教育觀眾的目的，以提升觀展者對(duì)展品或企業(yè)的認(rèn)識(shí)。
四：知己知彼的商情搜集
「展場(chǎng)」既是打敗對(duì)手的戰(zhàn)場(chǎng)，也是認(rèn)識(shí)對(duì)手、吸取對(duì)手經(jīng)驗(yàn)最直接的觀摩場(chǎng)所。因此，參展商在展場(chǎng)進(jìn)行商情搜集至為重要，更重視的企業(yè)還會(huì)找專(zhuān)人負(fù)責(zé)。一般在展場(chǎng)從事情搜時(shí)機(jī)有兩個(gè)，其一是在自己展攤布置完、展會(huì)開(kāi)幕前至各家攤位了解有哪些現(xiàn)有或潛在競(jìng)爭(zhēng)者、上游供應(yīng)商、下游客戶(hù)、替代性產(chǎn)品參展，以決定展中后續(xù)的商情搜集對(duì)象；其二是在展覽開(kāi)始期間，參展人員可利用輪空時(shí)間，就選定的商情搜集對(duì)象進(jìn)行觀察、詢(xún)問(wèn)、資料搜集等工作。至于，在展中所獲得的商情資訊，仍有必要由專(zhuān)人進(jìn)行整理、分類(lèi)與保管，并適時(shí)將重要內(nèi)容呈報(bào)主管，或做為展中行銷(xiāo)或未來(lái)行銷(xiāo)研究的參考。
五：快速反應(yīng)的展中會(huì)議
在展場(chǎng)中，競(jìng)爭(zhēng)無(wú)所不在，爭(zhēng)取客戶(hù)的招數(shù)也是五花八門(mén)，如何隨機(jī)應(yīng)變也成為力挽狂瀾或趁勝追擊的重要反應(yīng)能力。鑒此，一般即透過(guò)展中會(huì)議的召開(kāi)，來(lái)凝聚全員共識(shí)、落實(shí)展中作業(yè)，并進(jìn)一步跟蹤參展績(jī)效、調(diào)整因應(yīng)對(duì)策，以達(dá)成參展的預(yù)定目標(biāo)。在實(shí)務(wù)上，一般展中會(huì)議可利用「展覽開(kāi)始前一晚」、「每日展覽開(kāi)始前及結(jié)束后」、「展覽結(jié)束的前一晚」等時(shí)段召開(kāi)，以提醒、確認(rèn)各個(gè)參展工作人員應(yīng)注意及負(fù)責(zé)事項(xiàng)，并檢討工作成果、缺失或競(jìng)爭(zhēng)者作法，以做為隔天或未來(lái)因應(yīng)參展工作的依據(jù)。
展后處理及行銷(xiāo)
簡(jiǎn)單的說(shuō)，「展后處理」指的就是展覽結(jié)束后展場(chǎng)應(yīng)處理的「展品處理」與「單據(jù)整理」兩項(xiàng)工作，前者如展品包裝、確認(rèn)展品去向、點(diǎn)交展品運(yùn)送，以及展品復(fù)原歸位等事項(xiàng)；后者則是確保公司表單及費(fèi)用單據(jù)的完整性，以有效建檔成公司資料庫(kù)，或確認(rèn)經(jīng)費(fèi)執(zhí)行結(jié)果。至于，「展后再行銷(xiāo)」則是在展覽結(jié)束、返回企業(yè)后，業(yè)務(wù)人員根據(jù)展覽期間所搜集的訪客資料再次與客戶(hù)聯(lián)絡(luò)，以促成客戶(hù)下單的工作，其中包括：「訪客紀(jì)錄篩選」、「展后聯(lián)絡(luò)與跟催」，以及「展后資料建檔」等工作。其中，最值得注意的是「展后聯(lián)絡(luò)與跟催」工作，一般展后48小時(shí)為黃金期，國(guó)外展會(huì)扣除買(mǎi)家回程時(shí)間。未及時(shí)向客戶(hù)致函感謝或回應(yīng)展中交辦事項(xiàng)與關(guān)心議題等工作，則可能因而讓競(jìng)爭(zhēng)者捷足先登而喪失商機(jī)。其后，再于七天內(nèi)與客戶(hù)再次聯(lián)絡(luò)，以確認(rèn)是否已收到感謝函，且進(jìn)一步接洽客戶(hù)交辦事項(xiàng)處理結(jié)果，或借以了解客戶(hù)的其他需求，以彰顯企業(yè)的專(zhuān)業(yè)與熱忱。還有，耐心的持續(xù)跟催、跟催、再跟催，往往是成功獲得買(mǎi)主青睞的重要工夫，根據(jù)統(tǒng)計(jì)，有三分之一的潛在客戶(hù)會(huì)在一個(gè)月內(nèi)回覆訊息，展后開(kāi)始與客戶(hù)聯(lián)絡(luò)、跟催，至看到成果，平均也要花上三至八個(gè)月的時(shí)間，「好事多磨」可說(shuō)是從事國(guó)際行銷(xiāo)業(yè)務(wù)工作者該有的認(rèn)知與精神。最后要進(jìn)入?yún)⒄箍?jī)效檢討、評(píng)估作業(yè)階段。一般評(píng)估參展績(jī)效可分為五步驟，包括：「搜集績(jī)效數(shù)據(jù)」、「評(píng)定參展績(jī)效」、「研討差異原因」、「研擬對(duì)策」、「改善回饋」等過(guò)程，以此可做為此次參展的總結(jié)，也為下次參展開(kāi)創(chuàng)新的格局。
